Productivitate - 3 obiceiuri pentru a face mai mult în mai puțin timp
Am mai vorbit mult despre productivitate și felul în care aleg să îmi împart timpul pentru a obține maxim din cele 24 de ore ale zilei. Asta pentru că îmi place să fiu o persoană activă intelectual și pentru că aleg ca după programul de 8 ore la corporație să nu mă așez pe canapea și să zapez ci să fac alte lucruri cu timpul meu.
Acest articol este menit pentru cei care doresc să se asigure că fac mai multe lucruri într-un timp mai mic pentru că vor să petreeacă timp cu familia, să se ocupe de un hobby, să descopere o nouă pasiune sau oricare alt motiv. Iar lucrurile de mai jos se pot obține sau nu - în funcție de credința pe care o ai când le încerci. Pentru că de crezi că poți sau de crezi că nu poți - ai dreptate! :)
Așa că uite 3 obiceiuri care să te ajute să faci mai mult folosind mai puțin timp:
Setează dead-line-uri la orice ai de făcut
Elimină distracțiile
Oprește-te înainte să devii obosit
Rich Webz - un antreprenor al căruit newsletter îl citesc (care a și inspirat acest articol) și care vorbește mult despre productivitate și echilibru dintre viața de birou și cea personală a povestit zilele trecute despre Legea lui Parkinson - care spune că munca se extinde pentru a umple timpul alocat ei. Termenul a fost inventat de Cyril Northcote Parkinson într-un eseu plin de umor pe care l-a scris pentru „The Economist” în 1955. După acest articol pe care îl poți citi aici, el a scris și o carte pornind de la aceeași premisă.
Pe scurt un exemplu din articol: El împărtășește povestea unei femei a cărei singură sarcină într-o zi este să trimită o carte poștală. Această sarcină ar ține o persoană ocupată aproximativ trei minute. Dar femeia petrece o oră găsind cardul, încă o jumătate de oră căutându-și ochelarii, 90 de minute scrie cardul, 20 de minute decide dacă să ia sau nu o umbrelă în mers pe jos până la cutia poștală... și mai departe până când își umple toată ziua lucrând la obiectivul de a trimite această carte poștală.
La fel și în productivitate - chiar dacă ai taskuri mici și triviale - acordă-le un termen limită (scurt) în care să le termini, eliberând astfel timpii morți. Asta pe mine mă ajută la birou mai ales la cele repetitive și fără un termen apăsător - pe care le pun pe parcursul zilei sau săptămânii în calendar pentru a mă asigura că le fac, rapid și fără stres.Elimină distracțiile - știți povestea mea cu statul pe social media fară limită. Din motive de sănătate, ieri seară m-am băgat în pat devreme și am stat pe instagram. Azi dimineață m-am uitat cum am petrecut 2 ore!!!! consumând ceva ce nu mă ajută per-se și nici nu mi-a ajutat durerea de cap.
Pe timpul zilei - fie că vorbim de mesajele trimite pe sistemul intern, fie că vorbim de mailuri sau social media - acordă-le un timp limitat. Caută să intri într-o stare de flow în care să lucrezi la lucrurile la care trebuie. Spre exemplu, ai de făcut o propunere? Acordă-i 2 ore și în acest timp oricât de tentat (ă) ai fi să îți lași atenția să zboare în altă parte - fă un exercițiu de mindfulness dedicat acestui obiectiv și timp de 2 ore atenția ta va fi mereu readusă către propunere. Cercetările spune că în medie ne lăsăm distrați la fiecare 13 minute, luându-ne până la 15 minute să ne refacem focusul pentru ceea ce lucrăm. Și uite cum pentru 2 like-uri (presupunând că ai stat doar 5 minute pe social media ai pierdut 20 de minute de lucru intens - care te-ar fi scăpat de stresul de a sta peste program.Lecția aceasta a fost pentru mine cea-mai-dureroasă. Asta pentru că din motive de fel de a fi - prefer să muncesc până termin, decât să las pe mai târziu. Iar în timp asta mi-a obosit enorm creierul. Acum ceva vreme în timp ce aveam o sesiune pe productivitate cu coach-ul meu de atunci (da, și eu în calitate de coach lucrez cu un coach, un supervizor și un mentor - pentru a mă dezvolta profesional în continuare) m-a pus să îmi pun pe o foaie de hârtie toate categoriile de lucruri care necesită timp și care erau trecute în agenda mea - orele de muncă, orele de practică de coaching, orele cu familia, voluntariatul, blogul etc. După ce am făcut acest lucru - am văzut că de pe listă lipseam eu și timpul pentru mine. Așa că de atunci încep să fiu foarte atentă la cum îmi lucrează creierul. Și deși am pauze setate pe parcursul zilei - atunci când simt că randamentul scade îmi las 5 minute în care mă duc și îmi fac o cafea/iau niște apă, mă uit un pic pe geam, iar dacă lucrez de acasă petrec niște timp cu partenerul de viață sau cu pisicile. Așa reușesc să livrez ore de training, să am și ore de pregătire, design, propuneri, strategie de social media și ce mai am eu nevoie pentru birou - fără a avea dureri de cap în fiecare seară. Pentru că după program de obicei, am alte ore de învățare fiind într-un program de studiu de un an de zile pe o metodologie de coaching a cărei acreditare o doresc.
Așa că oprește-te din muncă înainte de durerea de cap - vei observa că pe termen lung va crește productivitatea tocmai pentru că oboseala ne oferă „cadouri” cum ar fi - acțiuni care iau mai mult timp, greșeli de atenție (fie la scris, fie pe alte lucruri care nu ne-ar scăpa în mod normal), irascibilitate și altele.
Parteneriază-te cu un mod activ de lucru - dar într-un mod smart - specific, măsurabil, abordabil, relevant și încadrat în timp. În coaching se lucrează mult cu obiective și asta oferă claritate atât clientului cât și coach-ului. Productivitatea poate fi un astfel de obiectiv pe care îl poți atinge dacă acorzi atenție rutinei tale zilnice. Poți să alegi să folosești calendarul și să pui acolo intervale de timp (eventual colorate diferit) pe diversele lucruri pe care le ai de făcut, poți folosi o listă de „To Do”, matricea lui Eisenhower sau orice altă metodă de organizare a orelor zilei care să îți servească.
